اهمیت ردیابی هزینه های کسب و کار چیست؟

اهمیت ردیابی هزینه های کسب و کار

ما در این مقاله از دلایل اهمیت ردیابی هزینه های کسب و کار و همچنین تاثیر مثبت آن در بحث مالیاتی پرداخته ایم.

هنگامی که فصل مالیاتی می رسد اگر هزینه های خود را به درستی پیگیری نکرده باشید و یا سهل انگاری کرده باشید دچار اظطراب و استرس می شوید. به همین دلیل ردیابی هزینه های کسب و کار علیرغم اینکه کار ساده و پیش پا افتاده ای از دید بسیاری از افراد به نظر می رسد اما می تواند برای کسب و کار شما بسیار مفید باشد. اما صرفه جویی در زمان و استرس شما در تهیه مالیات فقط بخش کوچکی از مزایای ردیابی هزینه های کسب و کار است.

چرا ردیابی هزینه های کسب و کار مهم است؟

در زیر دلایلی را اهمیت ردیابی هزینه های کسب و کار را برای شرکت و یا سازمان شما دارد را بیان می کنیم.

1. بهتر است جریان نقدی خود را کنترل کنید

جریان نقدی کل پولی است که در داخل و خارج از کسب و کار شما جریان دارد. هدف شما این است که جریان نقدی مثبت را حفظ کنید ورود جریان پول بیشتر از خارج، به خصوص که کمبود پول نقد معمولاً به عنوان یکی از دلایل اصلی شکست کسب و کارهای کوچک ذکر می شود.
اگر جریان نقدینگی بسیار قابل توجه است، مطمئناً باید تمام تلاش خود را برای مدیریت بهتر آن انجام دهید، تا بتوانید برای کسب و کار خود بهترین تصمیم ها را بگیرید و بهترین نتایج را کسب کنید.

یکی از راه‌هایی که می‌توانید این کار را انجام دهید، ردیابی هزینه‌های روزانه است تا بتوانید قبل از اینکه به پایان ماه برسید متوجه هزینه ها و درامد های خود شوید و از اینکه در پایان ماه متوجه بالاتر بودن هزینه ها از درآمد شوید جلوگیری به عمل آورید. ردیابی روزانه تضمین می‌کند که کنترل بهتری در مورد میزان پولی که در طول ماه از کسب و کارتان خارج می‌شود و همچنین به آن وارد می شود را داشته باشید.
با توجه به ردیابی های صورت گرفته و محاسبه پول خارج شده از مجموعه و مقایسه آن با مقدار پولی که وارد می شود، می توانید به سرعت متوجه شوید که در کجا ممکن است کمبود وجود داشته باشد. سپس، می‌توانید هزینه‌های خود را اصلاح کنید و حتی راه‌هایی برای کسب درآمد بیشتر پیدا کنید.

2. برای مطابقت با بودجه بندی به صورت مسئولانه تر هزینه می کنید.

با ردیابی روزانه هزینه‌های کسب ‌و کار، می‌توانید هزینه‌ها را بهتر کنترل کنید و ببینید پول خود را برای چه چیزی خرج می‌کنید و چقدر هزینه می‌کنید. این ارقام روزانه به نشانگر شما تبدیل می‌شوند تا ببینید که آیا بودجه‌تان زیاد است یا کم است و می‌توانید در صورت نیاز تنظیمات را انجام دهید. کل فرآیند به شما کمک می کند تا از نظر مالی بیشتر آگاه شوید.
با این دانش می توانید عادات خرج کردن خود را اصلاح و بهبود ببخشید. در پول خود صرفه جویی می کنید که نتیجه شما را بهبود می بخشد و پول بیشتری را به دست می آورید که می توانید در سایر زمینه های تجاری مهم سرمایه گذاری کنید. در نهایت، شما مهارت های مدیریت پول خود را بهبود خواهید داد.

3. برای فصل مالیات بهتر آماده هستید و می توانید از هدر رفت منابع جلوگیری به عمل آورید

فصل مالیات، زمانی بسیار سخت و پر از نگرانی از سال برای کسانی است که آمادگی ندارند. تلاش برای یافتن فاکتورها و رسیدهای تجاری در لپ تاپ ها و در حتی در انبار و بین زباله ها برای کار فرمایانی که نسبت به امور مالیاتی خود سهل انگاری کرده اند غیر معمول نیست.
با نگه داشتن سوابق دقیق، همه چیز را در زمان مالیات آماده خواهید کرد. بدون دویدن، بدون استرس، و بدون نگرانی در مورد اینکه آیا در حال از دست دادن پول هستید یا خیر. و بسیاری از هزینه ها کسر مالیات هستند، به این معنی که می توانید هزینه کمتری را برای مالیات خود بپردازید و این هزینه ها عبارتند از:

ناهار و جلسات کاری

هزینه تلفن همراه و اینترنت

کارمزدهای بانکی

هزینه خدمات حرفه ای لازم برای عملکرد کسب و کار شما

هزینه های سفر، به عنوان مثال، سوخت برای شرکت در یک جلسه مشتری

لوازم اداری مانند لوازم التحریر

پرداخت های اجاره

عوارض

تبلیغات و بازاریابی

هدایا

کمک های خیریه

بیمه تجاری

هزینه های دفتر خانه

اما تنها در صورتی می توانید پول خود را حفظ نمایید که این هزینه های تجاری را ردیابی، دسته بندی و افشا کنید. عدم نگهداری سوابق دقیق به این معنی است که پول نقدی را که به سختی به دست آورده اید را به راحتی و به جای خرج کردن آن پول برای کسب و کار خود به اداره مالیات تقدیم می کنید و این برای کارفرمایان اتفاق خوشایندی نیست.

4. شما می توانید به سرعت تعیین کنید که کسب و کار شما چقدر سودآور است

احتمالاً می دانید چگونه سودآوری خود را محاسبه کنید: درآمد منهای هزینه ها.

شما احتمالاً درک می کنید که دانستن میزان سود آوری چقدر برای مدیریت کسب و کار شما دارای اهمیت می باشد. این به شما می گوید که آیا در حال کسب درآمد هستید یا خیر، می تواند به شما در جذب سرمایه گذار کمک کند، بودجه روزانه خود را تامین کند و به دریافت وام توسط شما کمک کند.

با توجه به اهمیت سودآوری، شما فکر می کنید که اکثر صاحبان مشاغل کوچک در صدر آن باقی خواهند ماند. از این گذشته، چه کسی نمی خواهد بتواند که در یک نگاه کوتاه دریابد که کسب و کارش چقدر سودآور است؟
در واقعیت، بسیاری از صاحبان مشاغل برای محاسبه سودآوری تلاش می کنند زیرا سوابق دقیق درآمد و هزینه را حفظ نمی کنند.

خوشبختانه، با ردیابی هزینه ها و درآمد، می توانید به سرعت سودآوری خود را بدون بررسی سوابق تعیین کنید.

ردیابی هزینه های روزانه همچنین از حدس و گمان های درست و غلط در مورد میزان سودآوری کسب و کار شما جلوگیری می کند. در واقع، بسیاری از کسب و کارهای کوچک این اشتباه را مرتکب می شوند آنها فروش را مشاهده می کنند، اما از آنجایی که هزینه های خود را پیگیری نمی کنند، به اشتباه تصور می کنند که کسب و کارشان سود آور تر است در صورتی که با ردیابی هزینه ها به مبلغ کمتری در مورد سود آوری می رسند.

5. کارکنان خود را راضی نگه می دارید

اگر تیمی متشکل از کارمندان را اداره می‌کنید، احتمالاً رسیدهایی را برای هزینه‌های سفر، وعده‌های غذایی و سایر هزینه‌های معمول از حساب شرکت شما هزینه می کنند.
با زیر نظر گرفتن هزینه های خود، می توانید به سرعت به کارمندان پرداخت هایی را انجام دهید. بازپرداخت سریع، تیم شما را راضی نگه می دارد زیرا آنها مجبور نیستند همیشه به دنبال شما یاشند تا به ظور مثال هزینه هایی را که بیش از یک ماه پیش ارائه کرده اند به شما یادآوری کنند.

بهترین راه برای ردیابی هزینه های کسب و کارهای کوچک چیست؟

حسابداری دستی هزینه برای یک کسب و کار کوچک ممکن است به این صورت باشد: در طول هفته، صاحب کسب و کار تمام اسناد مربوط به هزینه ها، فاکتورها، رسیدها، کوپن های اعتباری و غیره را جمع آوری می کند. حسابدار همه این اسناد را می گیرد و آنها را در یک دفتر ثبت می کند. حسابدار همه این مدارک را می گیرد و در دفتری که دارد وارد می کند. حسابدار تمام این اسناد را معمولا در قالب اکسل وارد می کند تا اطمینان حاصل شود که رسیدهای نقدی حساب شده و هزینه ها به موقع پرداخت می شود. این اعداد علاوه بر آن چندین گزارش است که حداقل ماهانه تهیه می شود، از جمله صورت سود و زیان، ترازنامه، صورت جریان وجوه نقد، صورت حساب های پرداختنی، صورت حساب های دریافتنی و گزارش موجودی. صاحب کسب ‌و کار این گزارش‌ها را بررسی می‌کند تا مشخص کند که آیا آنها منطقی نیستند یا قابل بهبود هستند یا خیر، و تغییرات لازم را اعمال می‌کنند. اما باز هم زمان زیادی را طلب می کند و شما همیشه باید به دنبال راه های ساده تر و استفاده بیشتر از تکنولوژی باشید.

مراحل پیگیری هزینه های کسب و کارهای کوچک

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد اینکه چگونه می توانید از ردیابی دستی هزینه های وقت گیر خلاص شوید، چند مرحله برای ردیابی هزینه های شما به صورت خودکار جمع آوری کرده ایم: 
به طور منظم هزینه ها را بررسی و دسته بندی کنید

مدیران کسب و کار باید سلامت مالی جاری و کوتاه مدت سازمان خود را مورد بررسی قرار دهند و بررسی مکرر هزینه ها و ارقام مرتبط بخش مهمی از این فرآیند است.
ردیابی مخارج شرکت اولین گام مهم به سمت دستیابی به داده های مورد نیاز نه تنها برای مدیریت بهتر روزانه یا ماهانه، بلکه برای تصمیم گیری بلندمدت است که به نفع کارکنان، مشتریان و کل اقتصاد شرکت شما است.

ابزار مناسب برای ردیابی هزینه ها

ردیابی هزینه های کسب و کار در صورت داشتن ابزارهای مناسب بسیار کمتر دردسرساز خواهد بود. این ابزارها به تبدیل کردن ردیابی هزینه های کسب و کار به یک عادت روزانه کمک می کنند. این به شما کمک می کند تا به میزان هزینه ای که به عنوان صاحب یک کسب و کار کوچک می کنید، دقت بیشتری داشته باشید. و مدیریت بهتر هزینه های خود باعث افزایش سودآوری می شود.

سیستم‌های مدیریت هزینه‌های اینترنتی، دید لازم برای نظارت و کنترل هزینه‌ها را به شما می‌دهند. یک سازمان سالم و چابک به ابزارهای سیار برای ثبت، ردیابی، تایید و مدیریت هزینه ها نیاز دارد، بنابراین کارمندان و مدیران وقت غیرضروری را برای به اصطلاح کاغذ بازی های اضافی و همچنین انجام دستی امور مالی تلف نمیکنند. گزارش‌ دهی خودکار هزینه‌ها نیز کلیدی است، بنابراین می‌توانید هزینه‌هایی را که قبلاً متحمل شده‌اند در یک نگاه مشاهده کنید و مهم‌تر اینکه، کدام فعالیت‌های تجاری را پشتیبانی می‌کنند.

شما به راه حلی نیاز دارید که بتواند با رشد یا بازسازی سازمان شما همراه با شما باشد. بازگرداندن افراد به آنجا و ایجاد مجدد تیم های تجاری خود به این معنی است که شما کسب و کار خود را به متحمل شدن هزینه های بیشتر محکوم خواهید کرد. شما باید بتوانید کنترل و انطباق را برای اهداف داخلی و خارجی حفظ کنید.

گاهی اوقات برای بسیاری از مشاغل کوچک مبارزه واقعی برای کنترل هزینه های عملیاتی است. در واقع، پرداخت هزینه های عملیاتی رایج ترین مشکل مالی شناسایی شده در کسب و کار های کوچک بوده است. به طوری که به گفته بسیاری از صاحبان کسب و کار های کوچک در صورت عدم به دست آوردن درآمد در عرض یک تا سه ماه، مجبور به استفاده از وجوه شخصی خواهند بود.

بنابراین ضروری است بدانید که بخش اساسی مدیریت مالی ردیابی صحیح هزینه ها و تجزیه و تحلیل دقیق است. زیرا با یک رویکرد صحیح، می‌تواند احتمال اینکه یک کسب‌وکار از مشکلات مالی بزرگ جلوگیری کند، تا حد زیادی افزایش می‌دهد. با ردیابی هزینه ها، یک شرکت می تواند بهتر برنامه ریزی کند، رکود جریان نقدی را پیش بینی کند و اطمینان حاصل کند که هزینه های کلیدی کسب و کار همیشه پرداخت می شود.