بررسی خطاها و اشتباهات حسابداری

خطای حسابداری چیست؟

ما در این مقاله به بررسی انواع خطاهای حسابداری و همچنین روش های تشخیص و پیشگیری از اشتباهات حسابداری پرداخته ایم.

خطای حسابداری اشتباهی در یک ورودی حسابداری است که عمدی نبوده است. هنگام مشاهده، خطا یا اشتباه اغلب بلافاصله برطرف می شود. در صورت عدم حل فوری، بررسی خطا انجام می شود. یک خطای حسابداری نباید با تقلب اشتباه گرفته شود، که اقدامی عمدی برای پنهان کردن یا تغییر ورودی ها به نفع شرکت است. اگر چه انواع مختلفی از خطاها وجود دارد، اما رایج ترین اشتباهات حسابداری یا اشتباهات دفتری یا اشتباهات حسابداری است.

درک اشتباهات حسابداری

خطاهای حسابداری خطاهای حسابداری غیر عمدی هستند و گاهی اوقات به راحتی قابل شناسایی و رفع هستند. به عنوان مثال، اگر بدهی ها و اعتبارات به یک میزان در مانده آزمایشی جمع نشود، یک حسابدار به راحتی می تواند ببیند چه حسابی نادرست است. تراز آزمایشی نوعی کاربرگ است که حسابداران برای ثبت ورودی های بدهکار و اعتبار استفاده می کنند. مجموع تراز آزمایشی بعداً در پایان دوره گزارشگیری به صورتهای مالی منتقل می شود. با این حال، مواردی وجود دارد که اشتباهات حسابداری وجود دارد، اما تراز آزمایشی خارج از تعادل نیست، که می تواند شناسایی و رفع خطاها دشوارتر باشد.

انواع خطاهای حسابداری

انواع مختلفی از خطاهای حسابداری وجود دارد که برخی از رایج ترین اشتباهات در زیر برای شما ذکر شده است.

خطای ورودی اصلی

خطای ورودی اصلی زمانی است که مبلغ اشتباهی به یک حساب پست شده است. خطای ارسال شده برای مبلغ اشتباه در هر یک از حساب های دیگر مربوط به تراکنش نیز منعکس می شود. به عبارت دیگر، همه حساب‌های درگیر در تعادل هستند اما برای مبالغ اشتباه.

خطای تکرار

خطای تکرار زمانی است که یک ورودی حسابداری تکراری است، به این معنی که برای همان ورودی دو بار بدهکار یا بستانکار می شود. به عنوان مثال، هزینه ای که دو بار برای همان مبلغ بدهکار شود، خطای تکراری است.

خطای حذف

خطای حذف زمانی است که یک ورودی انجام نشده است، حتی اگر تراکنش در آن دوره رخ داده باشد. به عنوان مثال، حساب های پرداختنی، که بدهی های کوتاه مدتی است که شرکت ها به تامین کنندگان و فروشندگان بدهکار هستند، زمانی که کالا به صورت اعتباری خریداری شده است، بستانکار نمی شود. این امر زمانی رایج است که فاکتورهای زیادی از فروشندگان وجود داشته باشد که باید ثبت شوند و فاکتور گم می شود یا به درستی ثبت نمی شود.

خطای حذف همچنین می تواند شامل فراموشی ثبت فروش یک محصول به مشتری یا درآمد دریافتی از حساب های دریافتنی باشد. حساب های دریافتنی منعکس کننده پولی است که مشتریان به یک شرکت برای محصولات فروخته شده بدهی دارند.

خطای برگشت ورودی

خطای برگشت ورودی زمانی است که ورودی حسابداری در جهت اشتباه ثبت می شود، به این معنی که بدهی به عنوان اعتبار ثبت شده است یا برعکس. به عنوان مثال، بهای تمام شده کالای فروخته شده که حاوی مواد اولیه و موجودی کالا است، به جای بدهکار و موجودی تمام شده به جای بستانکار، بدهکار می شود.

خطای اصل حسابداری

خطای اصل حسابداری زمانی رخ می دهد که یک اصل حسابداری به اشتباه اعمال شود. به عنوان مثال، خرید تجهیزات به عنوان هزینه عملیاتی ثبت می شود. هزینه های عملیاتی هزینه های روزانه است و شامل خرید دارایی ثابت نمی شود. همچنین، خرید دارایی ها باید در ترازنامه و هزینه های عملیاتی باید در صورت سود و زیان ثبت شود.

خطای کمیسیون

خطای کمیسیون خطایی است که زمانی رخ می دهد که یک حسابدار یا حسابدار بدهی یا بستانکاری را به حساب صحیح اما به حساب فرعی یا دفتر نادرست ثبت کند. به عنوان مثال، پولی که از مشتری دریافت شده است به درستی به حساب دریافتنی ها واریز می شود، اما به مشتری اشتباهی. این خطا در دفتر حساب های دریافتنی فرعی نشان داده می شود که شامل تمام صورتحساب ها و تراکنش های مشتریان است.

پرداختی به فروشنده ای که به عنوان حساب های پرداختنی ثبت می شود، اما به صورت فاکتور یا فروشنده اشتباه، اشتباه کمیسیون است. این خطا به عنوان ارسال شده به فروشنده اشتباه در دفتر حساب های پرداختنی فرعی نشان داده می شود.

جبران خطا

خطای جبرانی زمانی است که یک خطا با یک ورودی جبرانی جبران شده باشد که آن نیز خطا دارد. به عنوان مثال، مقدار اشتباه در موجودی کالا ثبت می شود و با همان مقدار اشتباهی که در حساب های پرداختنی برای پرداخت آن موجودی ثبت می شود، متعادل می شود.

تشخیص و پیشگیری از اشتباهات حسابداری

اشتباهات حسابداری غیرعمدی در صورتی که مدیر و یا مسئول دفتر مراقب نباشد یا نرم افزار حسابداری قدیمی باشد، رایج است و ممکن است که رخ بدهد. کشف چنین اشتباهاتی معمولاً زمانی اتفاق می افتد که شرکت ها بسته شدن دفترهای پایان ماه خود را انجام می دهند. برخی از شرکت ها ممکن است این کار را در پایان هر هفته انجام دهند. اکثر خطاها، اگر نه همه آنها، به راحتی قابل اصلاح هستند.

اگر یک مغایرت با اهمیت به سرعت قابل حل نباشد، ممکن است یک دنباله حسابرسی ضروری باشد. روش عادی برای رسیدگی به مغایرت‌های بی‌اهمیت، ایجاد یک حساب معلق در ترازنامه یا خالص کردن مقدار جزئی صورت سود و زیان به عنوان سایر است.

پیگیری صورت‌ حساب‌ها به مشتریان و فروشندگان و حصول اطمینان از وارد شدن سریع و صحیح آنها در نرم‌ افزار حسابداری می‌تواند به کاهش خطاهای دفتری کمک کند. تطبیق بانکی ماهانه می تواند به کشف اشتباهات قبل از دوره گزارش در پایان سه ماهه یا سال مالی کمک کند. تطبیق بانکی، مقایسه سوابق مالی و معاملات داخلی یک شرکت با سوابق صورت حساب بانک برای شرکت است.

البته هیچ شرکتی نمی تواند از همه خطاها جلوگیری کند، اما با کنترل های داخلی مناسب می توان نسبتاً سریع آنها را شناسایی و اصلاح کرد.

خطای انتقال یک خطای رایج حسابداری است که با جایگزینی دو یا چند رقم متوالی ایجاد می شود. به عنوان مثال، هنگامی که یک حسابدار به جای 65 عدد 56 را وارد می کند، یک خطای جابجایی است.

چگونه متوجه می شوید که آیا خطای انتقال دارید؟

یک خطای انتقال باعث ایجاد عدم تعادل بین اعتبارات و بدهی ها می شود و با استخراج تراز آزمایشی نشان داده می شود. با این حال، تشخیص خطا زمانی که در ورودی‌های بدهکار و اعتباری رخ داده باشد، دشوار است، زیرا مانده آزمایشی همچنان باقی می‌ماند.

اجتناب از خطاهای جابجایی

خطاهای انتقال، خطاهای انسانی غیرعمدی هستند که زمانی که داده ها به صورت دستی وارد می شوند و از منابع دیگر ارجاع می شوند، رایج هستند.

در حالی که برخی از خطاها ممکن است ناچیز باشند، خطاهای بزرگتر می تواند منجر به عواقب جدی برای کسب و کار شود. برای مثال، اگر مبلغ 120000 ملیون تومان را به عنوان 12000 ملیون تومان ثبت کنید، مقدار خطای حاصل 108000 ملیون تومان است.

این امر می تواند بر صورت سود و زیان تأثیر داشته باشد و نشان دهنده سوابق نادرست مالی ناسازگار و نادرست باشد. علاوه بر این، اطلاعات نادرست در فرم های مالیاتی، گزارش سهامداران و سایر اسناد حسابداری می تواند تصور نادرستی از فعالیت های متقلبانه ایجاد کند.

برای جلوگیری از خطاهای انتقال، می توانید:

از ورود دستی داده اجتناب کنید. به جای وارد کردن دستی رسید هزینه، می توانید از یک برنامه ردیابی هزینه استفاده کنید که به طور خودکار نرم افزار حسابداری شما را با هزینه ها به روز می کند و احتمال خطا را کاهش می دهد.

تطبیق صورت‌های بانکی وقتی صورت‌های بانکی را هر ماه با سوابق حسابداری تطبیق می‌دهید، تشخیص خطاها آسان‌تر است. نرم افزار حسابداری آنلاین می تواند این کار را ساده تر کند.

حسابداری دوطرفه خطاهایی که بر تراز آزمایشی تأثیر می گذارد معمولاً نتیجه ورود یک طرفه در سوابق حسابداری است. استفاده از حسابداری دوطرفه می تواند خطاهای انتقال را کاهش دهد. از آنجایی که همه ورودی ها دو بار انجام می شوند، تشخیص مغایرت ها آسان تر است.