مدیریت موجودی انبار چگونه است؟

چگونگی مدیریت موجودی انبار

ما در این مقاله به نحوه و انواع روش های مدیریت موجودی انبار پرداخته ایم.

مدیریت موجودی انبار فرآیندی است که مشاغل برای سازماندهی، ردیابی و رسیدگی به کالاها در انبارهای خود استفاده می کنند. این کالاها می تواند شامل مواد اولیه، محصولات نهایی و اقلام در حال تولید باشد.

تولیدکنندگان، عمده فروشان، توزیع کنندگان، خرده فروشان و فروشندگان تجارت الکترونیک به مدیریت قدرتمند موجودی انبار برای جلب رضایت مشتریان و رشد سوخت نیاز دارند. موجودی کالا اغلب جزو با ارزش ترین دارایی های فیزیکی در ترازنامه شرکت محسوب می شود و نشان دهنده تعهد قابل توجهی از سرمایه در گردش است.

یک قانون کلی پذیرفته شده این است که 90٪ موجودی در هر زمان معین ثابت است و مابقی در حال انتقال است.

مدیریت موجودی انبار با کالاهای نگهداری شده در انبارها و مراکز توزیع سروکار دارد. برخی از سیستم های مدیریت انبار نیز می توانند موجودی انبارها یا قفسه های فروشگاه را پوشش دهند. اگر شرایط فروش حکم می‌کند که مالکیت در زمان تحویل منتقل می‌شود، محصولات در حال حمل نیز از نظر حقوقی و حسابداری بخشی از موجودی شما هستند، اما اینها همیشه بخشی از سیستم‌های مدیریت موجودی انبار نیستند.

مدیریت مؤثر موجودی انبار، دقت و کارایی را در چیدن و بسته‌بندی سفارش، شمارش مقادیر و مکان‌های موجودی و پیش‌بینی میزان موجودی مورد نیاز شما در آینده تضمین می‌کند. اساساً، شما می خواهید مقدار مناسبی از محصول را در دسترس داشته باشید تا فروش را برآورده کنید و در عین حال از سرمایه بهینه استفاده کنید.

مدیریت موجودی شامل فرآیندهای متعددی مانند:

     دریافت کالا

     نگه داشتن شمارش دقیق موجودی

     تعیین مکان برای اقلام

     مدیریت سفارشات

     هدایت چیدن و بسته بندی

     پردازش اسناد مانند فاکتورها، بارنامه ها و برگه های سفارش

     رسیدگی به بازده

     حسابرسی سفارشات و موجودی ها

     تجزیه و تحلیل و پیش بینی گردش مالی، تقاضا و سفارش مجدد

 

مدیریت موجودی انبار تحت چتر مدیریت انبار قرار می گیرد، یک برنامه کاربردی گسترده تر که شامل سایر جنبه های عملیات انبارها، از جمله مکان، طراحی و عملیات می شود.

 

مقایسه سیستم مدیریت انبار در برابر سیستم مدیریت موجودی

نرم افزار مدیریت موجودی (IMS) کالاهای فیزیکی را در نقاط کلیدی زنجیره تامین ردیابی و کنترل می کند. سیستم های مدیریت انبار (WMS) مجموعه های نرم افزاری جامعی هستند که گاهی اوقات به عملکردهای اضافی مانند مدیریت نیروی کار نیز می پردازند.

سیستم های مدیریت انبارها و موجودی کالا اغلب با هم همپوشانی دارند. بسیاری از سیستم های مدیریت انبار ها دارای قابلیت مدیریت موجودی هستند و بسیاری از نرم افزار های مدیریت موجودی ها این پتانسیل را دارند که ماژول هایی با ویژگی هایی که معمولاً بخشی از یک سیستم مدیریت انبار در نظر گرفته می شوند اضافه کنند.

سیستم مدیریت انبار، انبارها و تمام فضاهای آنها مانند سطل ها، قفسه ها، اتاق ها، انبارها، جابجایی کالاها و گردش کار را کنترل می کند. یک نرم افزار مدیریت انبار در مدیریت و شمارش آیتم‌ هایی که در آن فضاها نگهداری می‌شوند و فرآیندهای مرتبط مانند دریافت تخصص دارد.

سیستم مدیریت انبار پیچیده تر است و عملکردهایی مانند تولید و فروش را اضافه می کند. سیستم‌های مدیریت انبار می‌توانند بارکد قابل اسکن (SKU) و کیت پشتیبانی را ایجاد و تعیین کنند، که زمانی است که چندین بارکد قابل اسکن را در یک بسته تحت یک بارکد قابل اسکن جدید ترکیب می‌کنید. این سیستم ها برای مدیریت و بهینه سازی هر جنبه ای از عملیات یک انبار یا انبارهای متعدد در نظر گرفته شده اند.

نرم افزار مدیریت موجودی پیچیدگی کمتری دارد و بر مدیریت یک محصول فیزیکی تمرکز دارد. سیستم های نرم افزار مدیریت موجودی اغلب به عنوان راه حل های مستقل در سازمان های کوچک تا متوسط با محدوده محصول محدود استفاده می شوند. این شرکت ها به پیچیدگی سیستم مدیریت انبار نیاز ندارند. یک نرم افزار مدیریت موجودی مقدار کل موجودی را در یک منطقه خاص از یک انبار ردیابی می کند در حالی که سیستم مدیریت انبار نگاه کامل تری دارد و به تمام موارد دقت می کند.

سیستم مدیریت انبار می تواند یک آیتم خاص را در انبار بیابد در حالی که نرم افزار مدیریت موجودی معمولاً فقط مقداری از بارکد قابل اسکن را در انبار به شما می گوید.

این دو سیستم از این نظر مشابه هستند که سطح محصول را کنترل می کنند و به مدیریت انتخاب و بسته بندی، ارسال و دریافت سفارش کمک می کنند. بیشتر سیستم مدیریت انبار و برخی از نرم افزار مدیریت موجودی ها می توانند موجودی چندین سایت تجارت الکترونیک آنلاین، بازارها و نقاط فروش فیزیکی را ردیابی و کنترل کنند، بنابراین موجودی همه تراکنش ها را در همه جا منعکس می کند. ایجاد بافرهای کمیت به گونه ای که بیش از حد فروش نداشته باشید در سیستم مدیریت انبار بیشتر از نرم افزار مدیریت موجودی یافت می شود.

برخی از مناطق خاص پشتیبانی مدیریت موجودی عبارتند از:

     مدیریت زمان را رهبری کنید

     نگهداری بافر یا انبار ایمنی

     محاسبات و مدیریت هزینه موجودی

     نظارت بر ماندگاری و انقضا

     موجودی در حرکت پشتیبانی می کند

     پشتیبانی چند انبار و ادغام با حسابداری

     برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)

     تجارت الکترونیک

     سیستم های مالی و تجزیه و تحلیل سفارش مجدد، که زمان و مقادیر را برای تکمیل مجدد توصیه می کند

 

روش های مدیریت موجودی انبار

تعدادی از تکنیک ها و روش ها به شما کمک می کنند تا موجودی ها را به طور موثرتری مدیریت کنید. همه اینها به دنبال به حداقل رساندن هزینه نگهداری سهام، ساده کردن عملیات انبار و بهبود توانایی شما در ارائه خدمات به مشتریان هستند.

از جمله روش های مدیریت موجودی انبار عبارتند از:

درست سر وقت (just in time):

این روش در تولید رایج است. هدف این رویکرد این است که مواد، اجزا و کالاها دقیقاً در زمانی که به آنها نیاز دارید به مرکز یا محل تولید شما برسد. این فرآیند مقدار موجودی شما را کاهش می دهد و در هزینه و فضا صرفه جویی می کند.

 

اتصال متقابل (Cross-Docking):

یکی دیگر از استراتژی های کارآمد مدیریت موجودی که مشابه روش درست سر وقت است. به محض رسیدن محصول، ارسال می شود. نام cross-docking از این ایده گرفته شده است که اسکله های دریافت و بارگیری روبه روی یکدیگر با کالاهایی که از یکی به دیگری منتقل می شوند.

 

تجزیه و تحلیل ABC:

طبق اصل به اصطلاح پارتو، 20 درصد محصولات شما 80 درصد فروش شما را تشکیل می دهند. در تجزیه و تحلیل ABC، شما اقلام خود را به سه دسته طبقه بندی می کنید: A برای پرفروش ترین ها (معمولا 20٪ موجودی شما)، B برای فروشندگان متوسط (معمولا 30٪) و C برای کم فروش ترین ها (معمولا 50٪ موجودی). شما از این رتبه‌بندی‌ها برای تعیین مواردی مانند مکان یافتن یک کالا در مرکز خود و تعداد دفعات سفارش مجدد استفاده می‌کنید.

 

روش دو بن:

امروزه به ندرت از این روش برای کنترل موجودی استفاده می شود. این شامل نگه داشتن موجودی کاری شما از یک کالا در یک ظرف و ذخیره موجودی در یک ثانیه است. مقدار موجود در ظرف دوم مقداری است که در طول زمان برای تکمیل مجدد نیاز دارید. به محض خالی شدن ظرف کار، دوباره سفارش می دهید، و قبل از اینکه از همه چیز در ظرف دوم استفاده کنید، وسایل جایگزین باید برسند. این تکنیک سطوح موجودی کافی را تضمین می‌کند و حدس و گمان را از تصمیم‌های مرتب ‌سازی مجدد حذف می‌کند.

 

 

مقدار سفارش ثابت:

با این سیستم، زمانی که موجودی در دسترس به آستانه سفارش مجدد شناسایی شده قبلی برسد، مقدار مشخصی از موجودی جدید را سفارش می دهید. این روش کنترل موجودی تعیین می کند که چه مقدار و چه زمانی باید این کار را انجام داد. این سیستم معمولاً با نظارت خودکار تنظیم می شود و احتمال خطای انسانی را کاهش می دهد، مثلاً شخصی که سفارش ذخیره مجدد را فراموش می کند.

 

سفارش دوره ثابت:

این تکنیک کنترل موجودی مستلزم ثبت سفارش در فواصل زمانی منظم است، اما مقدار آن در هر زمان بر اساس نوسانات تقاضا متفاوت خواهد بود. این روش بسیار مفید است و برای استفاده با اقلامی که تنوع قابل توجهی دارند، مانند فروشندگان سریع یا مواردی که تقاضای آنها نوسانات فصلی است، مناسب است.

 

موجودی مدیریت شده توسط فروشنده:

با این تکنیک، اطلاعاتی در مورد روند فروش و سیاست های تجاری خود به فروشنده خود می دهید. سپس فروشنده مسئولیت اطمینان از در دست داشتن مقدار موجودی مورد توافق را بر عهده می گیرد. این گزینه منجر به کاهش هزینه های تدارکات می شود و نیاز به نگه داشتن انبار ایمنی در دسترس را از بین می برد.

 

ارسال بار:

این روش نگهداری موجودی را حذف می کند. وقتی مشتری کالایی را سفارش می دهد، آن را از یک تامین کننده خریداری می کنید و مستقیماً برای مشتری ارسال می کنید. هزینه های سربار شما با این روش به شدت کاهش می یابد، اما هزینه های حمل و نقل شما بیشتر است. شما همچنین در معرض اشتباهات بیشتری از انبارها هستید و مدیریت فروشنده پیچیده‌تر می‌شود.

 

چالش های مدیریت موجودی انبار

همانطور که مشاهده کردید، مدیریت موجودی انبار کارآمد برای اجرا پیچیده است. یکی از مهم‌ترین چالش‌ها پیچیدگی در عرضه سریع محصولات در زمانی که کانال‌های فروش متعدد دارید، مقابله با تقاضاهای رقابتی خریداران و مکان‌های فروشگاه و پیگیری نیازهای مشتریان و کارکنان خود است.

بسیاری از مدیران موجودی می‌گویند که بالاترین اولویت، دستیابی به دقت در شمارش موجودی‌ها است. این اعداد برای تهیه گزارش های مالی دقیق و مطابق با قوانین موجود لازم است.

اما موجودی دقیق نیز برای سلامت مالی یک کسب و کار حیاتی است. موجودی بسیار کمی داشته باشید و زمانی که نتوانید تقاضای مشتری را برآورده کنید، فروش به رقبای خود را از دست خواهید داد. اما اگر موجودی بیش از حد نگه دارید و سودآوری شما آسیب می بیند زیرا سرمایه خود را به حالت غیر مولد تبدیل می کنید، فضای زیادی را اشغال می کنید، فرصت ها را از دست می دهید و حتی ممکن است مجبور شوید قیمت های خود را کاهش دهید.

دقت موجودی بر توانایی شما در انجام سفارشات مشتری و به حداکثر رساندن سود تأثیر می گذارد. اگر فکر می کنید موردی را موجود دارید اما آن را ندارید، ممکن است سفارش مشتری را بپذیرید که طبیعتا نمی توانید آن را تکمیل کنید و یا اگر تصور میکنید کالایی را ندارید اما به تعداد زیاد از آن دارید، ممکن است بیش از آنچه نیاز دارید سفارش دهید. به طور مشابه، باید بدانید هر مورد کجاست، زیرا جستجو می‌تواند سفارش را به تاخیر بیندازد یا باعث لغو آن شود.

اگر چترهای ساحلی تولید می کنید، قطعا این را می خواهید در زمستان موجودی کمتری نسبت به تابستان داشته باشید. اما تصور کنید اگر تجهیزات حفاری نفتی تولید کنید که ساخت آن ماه‌ ها طول می‌کشد، این محاسبه چقدر پیچیده‌تر می‌شود و تقاضای پروژه‌های اکتشاف با قیمت نفت، سرعت اکتشافات، تغییرات نظارتی و عوامل دیگر متفاوت است. مدیریت ماهرانه موجودی انبار می تواند تفاوت اساسی در سودآوری شما ایجاد کند.

 

مزایای مدیریت موجودی انبار

مزایای مدیریت قوی موجودی شامل بهره وری بهتر است. چیدمان سریعتر؛ صرفه جویی در زمان، پول و نیروی کار؛ دقت بیشتر در سفارشات و شمارش موجودی. کاهش تلفات؛ افزایش رضایت کارگران؛ عملیات روان و موفقیت در همه موارد.

بکارگیری فناوری برای چالش های مدیریت موجودی انبار، بسیاری از ناکارآمدی ها را برطرف می کند، از جمله:

 

اشتباهات و ارسال های از دست رفته:

اشتباهات در انتخاب موجودی به دلیل خطای انسانی می تواند برای یک انبار باعث اتلاف وقت و هزینه شود. هنگامی که یک انبار آن اقلام را ارسال می کند، با محموله های برگشتی، از دست دادن اعتماد مشتری و سایر آسیب ها مواجه می شوید. نرم‌افزار می‌تواند اکثر این اشتباهات را به وسیله بارکد و QR کد و سایر فن آوری ها و حسگر های مختلف به حداقل حالت ممکن برساند و اطمینان حاصل کند که کارکنان انبار بدون توجه به آموزش، موجودی مناسب را در زمان مناسب جمع‌آوری می‌کنند.

 

شمارش خطاها:

بررسی موجودی سالانه یا شش ماهه که در آن کل کارکنان جمع می شوند تا از طریق شمارش دستی یا فیزیکی موجودی را بررسی کنند، باید به گذشته تبدیل شود. انجام دستی این شمارش ها به بررسی خطاهای احتمالی می پردازیم و می توانیم دریابیم که برای بقیه سال چه اتفاقی می افتد؟ آیا کسب و کارها راضی هستند که فقط در بخشی از زمان شمارش دقیق موجودی را داشته باشند؟ استفاده از سیستم‌های خودکار با اسکنرهایی که داده‌ها را به‌طور مرکزی ذخیره می‌کنند و به‌روزرسانی‌ها را در زمان واقعی به‌روزرسانی می‌کنند، شمارش دقیق را تضمین می‌کند و هزینه‌های اداری اضافی و ناکارآمدی‌ها را حذف می‌کند.

 

انتخاب دستی:

یکی از مهم ترین هزینه های هر انباری، تامین نیروی انسانی است. نرم افزار مدیریت موجودی به خوبی برای رفع این مشکل مجهز است. بسته‌های نرم‌افزاری مدرن می‌توانند کارکنان را نه تنها در مورد مکان موجودی، بلکه بهترین مسیری را که باید در هنگام سفارش‌های متعدد طی کرد، مطلع کنند. با داشتن این اطلاعات، پرسنل انبار می توانند کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهند. علاوه بر این، زمانی که گردش مالی اتفاق می‌افتد، ماه‌ها طول نمی‌کشد تا اعضای جدید کارکنان متوجه چیدمان انبار و مکان اقلام شوند.

 

مازاد و یا کمبود موجودی:

انبارها با یک معضل مواجه هستند که چقدر موجودی باید در دسترس باشد. ممکن است هزینه زیادی کرده باشید و سرمایه شما در کالاهایی که فروش نمی روند گیر کرده باشد. علاوه بر این، برای ذخیره و مدیریت آن موجودی، به ویژه اقلامی با ماندگاری محدود، هزینه هایی وجود دارد. با این حال، اگر موجودی کمی داشته باشید کسب‌ و کار شما با خطر کمبود و ناتوانی در برآورده کردن تقاضای مشتری مواجه می‌شود. سیستم ‌های مدیریت موجودی مدرن، به‌ویژه آن‌هایی که کاملاً با سیستم ERP یکپارچه شده‌اند، می‌توانند به پیش‌بینی و برنامه‌ریزی تقاضا کمک کنند و اطمینان حاصل کنند که مقدار کامل موجودی در دسترس است. پیشرفت‌ها در هوش مصنوعی (AI) در نهایت می‌تواند به کسب ‌وکارها کمک کند تا شرایط پیش‌بینی‌نشده قبلی را بر اساس مواردی مانند آب‌ و هوا، تقاضای مشتری یا هر طیفی از رویدادهایی که می‌توانند بر تقاضای محصول تأثیر بگذارند، حساب کنند.

 

تطبیق محموله های دریافتی:

بسیاری از انبارها هنوز به فرآیندهای دستی برای شمارش و تطبیق محموله های دریافتی متکی هستند که ممکن است مستعد خطا و پرهزینه باشد. اسکنرهای بارکد و سایر حسگرهای متصل به سیستم مدیریت انبار نه تنها این خطاها را کاهش می‌دهند، بلکه شرایط کاری بهتری را برای کارکنان ایجاد می‌کنند که منجر به وفاداری بیشتر کارکنان و جابجایی و آموزش کمتر می‌شود.

 

کنترل موجودی مدیریت انبار چیست؟

کنترل موجودی مدیریت انبار به شما کمک می کند تا با حداقل سرمایه گذاری در موجودی به حداکثر سود برسید و در عین حال به رضایت مشتری آسیبی وارد نشود. نکته کلیدی این است که مقدار مناسبی از موجودی را در دست داشته باشید. محصولات کم فروش ممکن است در واحدهای نسبتاً کمی نگهداری شوند، در حالی که محصولات پر فروش سریع سهام بیشتری خواهند داشت. کنترل موجودی کارآمد می تواند تأثیر زیادی بر سودآوری شما داشته باشد.

برای دستیابی به کنترل بهینه موجودی در انبار خود، باید بدانید چه زمانی و به چه میزان مواد را تکمیل کنید، بر گردش مالی و ماندگاری نظارت داشته باشید و حساب دقیقی از موجودی داشته باشید.

 

مدیریت موجودی فیزیکی در مدیریت انبار

رسیدگی به موجودی فیزیکی یک تمرکز ضروری برای مدیریت انبار است و اهداف اولیه این است که دقیقاً بدانید چه مقدار از هر کالای موجودی در دسترس دارید و کجا آن را پیدا کنید. بهترین شیوه ها شامل تکنیک هایی برای ردیابی و شمارش موجودی است.
مطمئن شوید که اقلام پس از دریافت به درستی در سیستم مدیریت انبار شما قرار دارند.
داشتن مجموعه ای دقیق از مکان های انبار فیزیکی تعریف شده در سیستم، همراه با اطمینان از اینکه رسیدهای خرید به طور دقیق انجام می شود، از کمبود مواد درک شده و تنظیمات بی مورد موجودی جلوگیری می کند زیرا اقلام به صورت فیزیکی قابل شناسایی نبودند.

استفاده از ردیابی ثابت و متحرک برای کارایی موجودی مهم است. ردیابی ثابت نظارت مستمر بر دارایی ها مانند ماشین آلات تولیدی یا تجهیزات انجام سفارش برای مکان و وضعیت است. مانیتور ردیابی های متحرک که هر محصول یا واحد موجودی کجاست، تعداد شما چقدر است و کدام یک نیاز به سفارش مجدد دارند.

 

شمارش چرخه استخدام:

در حالی که بسیاری از شرکت ها یک بار در سال یک موجودی فیزیکی کامل انجام می دهند، متخصصان از روشی به نام شمارش چرخه حمایت می کنند. این فرآیند شامل شمارش بخشی از موجودی شما به صورت چرخشی است به طوری که در یک دوره معین، همه چیز را شمارش کرده و آن را با سوابق خود بررسی کنید. برای شمارش فیزیکی از قبل برنامه ریزی کنید.

برخی از کارشناسان توصیه می کنند همه محصولات را حداقل یک بار در یک چهارم موجودی بشمارید. دیگران پیشنهاد می‌کنند بر روی 20 درصد موجودی خود تمرکز کنید که بیشترین فروش یا سود را به خود اختصاص می‌دهد. شما همچنین می توانید یک نمونه گیری تصادفی انجام دهید.

در واقع، رویکرد شما به منابع بستگی دارد، مانند تعداد افراد در دسترس برای اختصاص دادن به کار. در صورت امکان، هر بار از یک خدمه ثابت متشکل از افراد آموزش دیده استفاده کنید و مطمئن شوید که از دسته کارکنانی نیستند که ممکن است خطاهای ورودی ایجاد کنند. در غیر این صورت آنها در پوشاندن نادرستی ها سهم خواهند داشت. از دو نفر بخواهید که هر مورد را بشمارند و تعداد آنها را برای دقت مقایسه کنید.