چرخه حسابداری و مراحل آن چیست؟

چرخه حسابداری و مراحل آن

ما در این مقاله چرخه حسابداری و مراحل آن و اینکه چگونه کار می کنند را مورد بررسی قرار داده ایم همچنین به صورت جدا هر مرحله را مورد بررسی قرار داده ایم.

چرخه حسابداری یک فرآیند استاندارد و هشت مرحله‌ای است که تمام فعالیت‌ها و تراکنش‌های مالی را در یک کسب‌ و کار شناسایی، ثبت و تجزیه و تحلیل می‌کند. از زمان انجام معامله شروع می شود و با صدور صورت مالی و بسته شدن دفاتر به پایان می رسد.

 

چرخه حسابداری چگونه کار می کند؟

یک عضو تیم حساب‌های دریافتنی یا حساب‌های پرداختنی، حسابدار دوره کامل، یا حسابدار، تراکنش‌های مالی را ثبت می‌کند، دفاتر دوره حسابداری را می‌بندد و صورت‌های مالی را تهیه می‌کند، قوانین کنترل داخلی و نقش‌ها را برای دستیابی به تفکیک وظایف در نظر می‌گیرد.

مراحل چرخه حسابداری

هشت مرحله چرخه حسابداری شامل مراحل زیر می شود:

1. شناسایی و ثبت تراکنش ها

2. ثبت معاملات در دفاتر مالی

3. ارسال به دفتر کل

4. تراز آزمایشی تنظیم نشده

5. تهیه کاربرگ

6. تنظیم دفتر روزنامه

7. تهیه صورت های مالی

8. بستن دفاتر

 

شناسایی و ثبت تراکنش ها

اولین گام در چرخه حسابداری، شناسایی و ثبت معاملات از طریق دفتر کل است. هنگامی که فعالیت های مالی یا رویدادهای تجاری رخ می دهد، معاملات در دفاتر ثبت و در صورت های مالی لحاظ می شود. انواع دوره های حسابداری برای ثبت معاملات شامل ماهانه و سالانه می باشد.

زمانی که حسابداری فاکتورهای مشتری را صادر می کند، این صورتحساب ها به ترتیب عددی برای کنترل داخلی صادر می شوند. اگر شرکتی همچنان چک های کاغذی صادر می کند، آنها در سری های عددی متوالی کنترل و ثبت می شوند. هر گونه بررسی اشتباه باطل می شود و برای کنترل دنباله عددی حفظ می شود.

به عنوان مثال دوره حسابداری، مشاغل از یک سال تقویمی با تاریخ شروع دوره حسابداری اول فروردین و دوره حسابداری پایان اسفند استفاده می کنند. یا ممکن است بر اساس منافع خود انتخاب کنند که از پایان ماه متفاوتی به عنوان سال مالی برای پایان سال مالی استفاده کنند. دوره حسابداری سالانه که به عنوان دوره حسابداری مالی نیز شناخته می شود. صورت های مالی ممکن است اطلاعات فصلی و سالیانه خلاصه شده را ارائه دهد.

ثبت تراکنش های حسابداری در سیستم حسابداری با استفاده از حسابداری دو طرفه با بدهی و بستانکار متعادل. دفاتر فرعی و دفاتر اصلی تولید کنید. انواع دفاتر فرعی شامل حساب های دریافتنی قدیمی، حساب های پرداختنی قدیمی، پرداخت های نقدی، و دارایی های ثابت و استهلاک انباشته است.

 

ثبت معاملات در دفاتر مالی

برای ثبت تراکنش‌های غیرمعمول حسابداری، ثبت‌های دفتری را برای معامله مورد نیازی که از طریق دفتر کل فرعی مانند حساب‌های دریافتنی ثبت نشده است، آماده کنید. همچنین می توانید از نوشته های دفاتر برای اصلاحات استفاده کنید. در صورت امکان از ورودی های روزانه خودکار استفاده کنید.

کسب و کارها از حسابداری تعهدی به جای حسابداری نقدی برای پیروی از اصول پذیرفته شده حسابداری (GAAP) استفاده می کنند. اصل تطبیق، درآمد را با هزینه های مرتبط با شناسایی و تخصیص آنها به دوره حسابداری مناسب در حسابداری GAAP مطابقت می دهد. ورودی های روزنامه اقلام تعهدی را ثبت می کنند و در دوره حسابداری بعدی که اقلام تعهدی آن ماه مشخص می شود، آنها را معکوس می کنند.

سیستم حسابداری شما به شما این امکان را می دهد تا تراکنش های تکرار شونده خودکار را به عنوان مثال برای صورتحساب اشتراک های مختلف تنظیم کنید. می‌توانید به‌طور خودکار برای یک تراکنش ماهانه مانند هزینه بیمه پیش‌پرداخت شده که باید به‌عنوان هزینه بیمه به‌جای دارایی پیش‌پرداخت‌شده با سپری شدن زمان شناسایی شود، یک دفتر روزنامه تنظیم کنید.
    
هنگامی که دارایی ثابت را به درستی در نرم افزار حسابداری یا سیستم ERP تنظیم می کنید، استهلاک باید به طور خودکار به عنوان یک ورودی دفتر ایجاد شود.

برای تراکنش‌های غیرمعمول مانند معاملات، باید تراکنش را با استفاده از کاربرگ‌ها تجزیه و تحلیل کنید و ورودی‌های دفاتر را برای معامله آماده و ثبت کنید.

 

ارسال به دفتر کل

سیستم حسابداری شما به شما این امکان را می دهد که دفاتر فرعی و ورودی های دفاتر را به دفتر کل ارسال کنید.

 

تراز آزمایشی تنظیم نشده

هنگامی که یک گزارش تراز آزمایشی تنظیم نشده از سوابق مالی ایجاد می کنید، برای اطمینان از اینکه همه تراکنش ها در دفتر کل ثبت شده اند، خطاها را بررسی می کنید. فرمت موجودی آزمایشی به این صورت است که هر موجودی یا کل حساب دفتر کل بدون جزئیات فهرست شده است. با یک سیستم حسابداری دو طرفه، کل بدهی ها باید برابر با کل اعتبار باشد.

گزارش تراز آزمایشی تنظیم نشده توسط نرم افزار حسابداری شما ایجاد می شود. از گزارش ها استفاده کنید تا مطمئن شوید که کل بدهی ها و کل اعتبار موجود است و آن را تجزیه و تحلیل کنید تا بعداً ورودی های تنظیم کننده را به عنوان اصلاحات انجام دهید.

 

تهیه کاربرگ

از کاربرگ‌ها برای تجزیه و تحلیل، تطبیق و شناسایی ورودی ‌های تنظیم‌کننده و ورودی ‌های ادغام استفاده کنید. در صورت امکان، از قابلیت های ارائه شده توسط سیستم حسابداری خود استفاده کنید.

هر حساب ترازنامه باید حداقل ماهانه با هم تطبیق داده شود تا اشتباهات را با تنظیم ورودی های دفاتر پیدا کرده و تصحیح کند. هر یک از صورت های حسابداری بانکی را با حساب نقدی دفتر کل آن مقایسه کنید. فهرستی از اقلام تطبیق وجه نقد شامل پرداخت‌های معوق و سپرده‌های معوق است که هنوز کارمزد خدمات بانکی و بانکی را تسویه نکرده‌اند.

برای سایر اقلام ترازنامه، دفاتر قدیمی حساب های دریافتنی و حساب های پرداختنی را با دفتر کل تطبیق دهید. دارایی ها و بدهی های بیشتری از جمله موجودی، دارایی های ثابت، دارایی های پیش پرداخت، بدهی های تعهدی، سود انباشته و حقوق صاحبان سهام را با دفتر کل تطبیق دهید.

برای تطبیق موجودی‌ها، کسب‌وکارها شمارش چرخه‌ای را انجام می‌دهند که شمارش نمونه موجودی در طول سال است. شرکت ها یک موجودی فیزیکی جامع را برای مقایسه مقادیر شمارش با موجودی دائمی در یک ماه با فعالیت تجاری کمتر تهیه می کنند. در فرآیند تطبیق موجودی فیزیکی، حسابداری بهای تمام شده تنظیمات لازم و تایید شده را در سوابق مالی تفصیلی و ثبت های مجله انجام می دهد.

توجه داشته باشید که شرکت‌ها می‌توانند برخی از تطبیق‌های فرآیند حسابداری مانند تطبیق پرداخت‌ها را به‌طور خودکار با انواع نرم ‌افزار اتوماسیون متناسب با کارشان انجام دهند.

در فرآیند ادغام برای شرکت های چند واحدی، صورت سود و زیان و ترازنامه باید با هم ترکیب شوند. اما سود بین شرکتی باید به عنوان یک تعدیل کاربرگ حذف شود زیرا این گونه معاملات، معاملات شخص ثالث با افراد خارجی نیستند. در غیر این صورت، سود بسیار بالا خواهد بود.

 

تنظیم دفتر روزنامه

برای تصحیح اشتباهات، ثبت های روزانه را تنظیم کنید و هر گونه تفاوت ذکر شده در تطبیق حساب های ترازنامه را منعکس کنید. ورودی های دفاتر نیاز به بررسی و تایید دارند.

پس از وارد کردن ورودی های تنظیم کننده و ارسال آنها به دفتر کل، کل مانده بدهی باید به عنوان یک فرآیند کنترل حسابداری برابر با کل مانده های اعتباری باشد. می توانید با اجرا و بررسی یک گزارش تراز آزمایشی تنظیم شده، بررسی کنید.

 

تهیه صورتهای مالی

گزارش های مالی خود را برای ایجاد صورت های مالی برای دوره حسابداری، اعم از ماهانه یا پایان سال انتخاب کنید. صورت های مالی شما را می توان طوری تنظیم کرد که مجموع سه ماهه را در بسیاری از سیستم های حسابداری نشان دهد.. صورتهای مالی قبل از انتشار باید فرآیند بررسی و تایید مدیریت را پشت سر بگذارند.

انواع صورت های مالی یک شرکت عبارتند از:

• ترازنامه
• بیانیه حقوق صاحبان سهام
• صورت حساب درآمد
• گزارش گردش پول نقد

معادله حسابداری برای ترازنامه، دارایی ها منهای بدهی ها برابر با حقوق صاحبان سهام است.

 

 

بستن دفاتر

این مرحله را که همان مرحله هشت  است را فقط در پایان سال مالی یا تقویمی انجام دهید.

حساب‌های موقت صورت‌حساب درآمد را در یک حساب دائمی ببندید. حساب های موقت شامل حساب های درآمد و هزینه است. در پایان سال، درآمد یا زیان خالص به حساب دائمی سود انباشته بسته می شود. موجودی حساب دفاتر درآمد و هزینه از طریق درج بسته شدن در سیستم به صفر می رسد.

گزارش تراز آزمایشی پس از بسته شدن را در پایان دوره حسابداری سال تهیه کنید. مجدداً، اطمینان حاصل کنید که کل بدهی ها با کل اعتبار برابر است. اگر فرآیند بسته شدن حسابداری پایان سال را به درستی انجام داده باشید، حساب های دفتر موقت باید صفر شوند. موجودی اولیه سود انباشته را که با شروع دوره حسابداری ماهانه بعدی در سال تجاری بعدی بسته می شود، تأیید کنید.

وقتی تراز آزمایشی پس از بسته شدن خوب است، در پایان سال به تکمیل چرخه حسابداری رسیده‌اید.

 

مقایسه چرخه حسابداری در برابر چرخه عملیاتی

چرخه حسابداری در مقابل چرخه عملیاتی شرایط مالی کاملاً متفاوتی دارند. چرخه حسابداری شامل مراحل ثبت معاملات تجاری تا تهیه صورتهای مالی برای یک دوره حسابداری است. چرخه عملیات اندازه گیری زمان بین خرید موجودی، فروش موجودی به عنوان یک محصول و جمع آوری وجه نقد از معامله فروش است.

چرخه عملیاتی را می توان در فرمولی به صورت مجموع نسبت های تحلیل مالی برای روزهای فروش معوق و میانگین دوره جمع آوری بیان کرد. درک چرخه عملیاتی در کسب و کار شما برای مدیریت جریان نقدی ضروری است.

چرا چرخه حسابداری مهم است؟

چرخه حسابداری توسط مشاغل و سازمان ها برای ثبت معاملات و تهیه صورت های مالی استفاده می شود. فرآیند چرخه حسابداری استاندارد (که توسط سیستم های حسابداری پشتیبانی می شود) مهم است زیرا به صاحبان مشاغل، مشاغل کوچک و شرکت های تاسیس شده کمک می کند تا دفاتر خود را برای دوره حسابداری ببندند. همچنین به تولید اطلاعات مالی برای انجام تجزیه و تحلیل صورت های مالی و مدیریت کسب و کار کمک می کند.

بخش حسابداری از یک چک لیست بسته حسابداری سفارشی و دقیق استفاده می کند که مواردی را که باید در طول هر چرخه حسابداری تکمیل شود را نشان می دهد. با مسئولیت ها و مهلت های تعیین شده، و مستندات زمان تکمیل و تاییدیه برای هر کار به طور مجزا مشخص شده است. استفاده از چک لیست با ضرب الاجل در چرخه حسابداری، مسئولیت پذیری و مدیریت فرآیند را بهبود می بخشد.

شرکت‌های زیادی هستند که می توانند می‌توانند صورت‌های مالی را بررسی یا حسابرسی کنند و تراکنش‌های مالی اساسی و سوابق حسابداری را برای آزمایش مانده حساب‌ها بررسی کنند.

سهامداران، از جمله مدیریت، هیئت مدیره، وام دهندگان، سهامداران و بستانکاران می توانند نتایج صورت های مالی را برای دوره چرخه حسابداری تجزیه و تحلیل کنند.

بهینه سازی چرخه حسابداری

یکی از راه هایی که شرکت ها در آن سرمایه گذاری عاقلانه ای انجام می دهند، نرم افزار اتوماسیون حسابداری است. مدیران مالی بیشتر از راه‌حل‌ هایی که تماما توسط کامپیوتر محاسبه و پرداخت شده برای مقیاس‌بندی و غلبه بر پیچیدگی‌های زیاد و دست و پا گیر استفاده می‌کنند، زیرا همواره به راحتی می توانند وارد بازارهای جدید شوند و موجودیت‌های جدیدی را اضافه کنند.